Transformação digital das empresas aumenta a importância da terceirização de processos, como a destruição segura

São Paulo 18/3/2021 – Por meio de um processo padronizado, rastreado e seguro, os dados sigilosos das empresas e seus clientes ficam protegidos com a Iron Mountain.

A contratação de uma empresa especializada para reduzir a quantidade de arquivos físicos e equipamentos de TI guardados nos escritórios traz diversas vantagens, como simplificação de processos, economia com compra de materiais, além da destruição e descarte em conformidade com a LGPD e normas ambientais.

O processo de transformação digital das empresas foi acelerado em 2020. Não por acaso, a Iron Mountain, líder mundial em armazenamento e gerenciamento de informações, registrou um crescimento de 40% nos seus serviços de digitalização no Brasil.

Em apenas alguns meses, a pandemia da COVID-19 causou mudanças que levariam anos no modo como empresas dos mais variados segmentos fazem negócios, em todo o mundo. Segundo uma pesquisa global da consultoria McKinsey publicada ainda em outubro de 2020, as empresas aceleraram a digitalização de suas interações com clientes, fornecedores e público interno em três anos. E a participação de produtos digitais em seus portfólios foi antecipada em sete anos.

Antes da pandemia, segundo dados levantados pela consultoria International Data Group (IDG) para a Iron Mountain nos Estados Unidos em 2019, nove entre 10 organizações armazenavam registros em papel nas suas dependências, mas apenas 46% desses registros eram acessados regularmente. No entanto, mais da metade das organizações pesquisadas relataram que tinham um ou mais projetos de transformação digital em andamento na época, que certamente foram acelerados em 2020.

Nesse cenário, de crescimento da adoção do trabalho remoto, muitas empresas que armazenaram documentos em papel por muitos anos, passaram a enfrentar problemas de armazenamento, à medida que a devolução de lajes comerciais inteiras ou de salas e até mesmo galpões, se tornou uma realidade rapidamente. Essas empresas se viram sem espaço para armazenar arquivos, que não podiam ser simplesmente descartados.

Mesmo que elas passem a adotar somente documentos eletrônicos, ainda vão precisar gerir seus arquivos antigos em papel da maneira adequada. A melhor solução para facilitar esse processo é investir na contratação de uma empresa especializada em armazenamento, digitalização, gerenciamento e destruição segura de documentos, sejam em papel, mídias digitais, discos rígidos ou outros ativos de TI.

A Iron Mountain tem experiência de 70 anos e presença em mais de 50 países, por isso consegue oferecer um leque completo de soluções, incluindo a destruição segura, garantindo a confidencialidade e o descarte correto de documentos e ativos físicos.

Conformidade com a LGPD
É fundamental compreender as normas legais para diferentes tipos de dados antes de destruir documentos. Por exemplo, alguns documentos fiscais precisam ser armazenados por muito tempo, enquanto os registros comerciais de uma transação menor podem ser mantidos por apenas alguns anos. Nesse sentido a Iron Mountain tem grande experiência no processo de destruição segura, desde o manuseio até o descarte definitivo e a reciclagem, em linha com as diretrizes das legislações de proteção de dados, como LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) e GDPR (General Data Protection Regulation, norma europeia na qual se baseia a nacional). É bom lembrar que a LGPD não se aplica somente ao meio digital, empresas que fazem mau uso de informações impressas também podem ser responsabilizadas, caso aconteça o comprometimento de dados que constam em documentos de papel jogados no lixo, por exemplo.

Risco zero de vazamentos e reciclagem
Por meio de um processo padronizado, rastreado e seguro, os dados sigilosos das empresas e seus clientes ficam protegidos com a Iron Mountain. No processo de destruição segura dos documentos, o risco de vazamento de dados é reduzido a zero, pois todas as informações são fragmentadas de forma irreversível. Para assegurar ao cliente que seus documentos foram destruídos definitivamente, um certificado é gerado para cada lote processado.

A destruição e o descarte de seus ativos de maneira consciente e limpa também contribui para as empresas atingirem suas metas de redução de emissões de CO² e promovam a sustentabilidade no gerenciamento das suas informações. Após a separação e trituração, a Iron Mountain garante que todos os fragmentos serão destinados a locais apropriados para o processo de reciclagem, evitando que toneladas de resíduos sólidos se acumulem no meio ambiente.

Além disso, todo o transporte é rastreado em tempo real e controlado por uma equipe especializada, garantindo a segurança em todo o processo. Da coleta a entrega, conseguimos reduzir os índices de CO² de mais de 150 veículos da Iron Mountain.

Somente em 2020 a Iron Mountain recolheu cerca de 2.370 toneladas de materiais nos seus clientes, sendo que desse total, quase 90% equivalem a papel, que foi totalmente reciclado. O restante, em sua maioria, fitas, mídias digitais, hard disks obsoletos e equipamentos de TI, que também tiveram a destinação correta.

Ao todo foram preservados mais de 84 hectares de área de floresta, ou 117 mil árvores; economia de 190 milhões de litros d’água e 4.7 milhões de quilowatts de energia, de acordo com métricas da WWF Brasil.

A Iron Mountain ainda entrega o Certificado de Destruição com o Selo Verde de sustentabilidade para seus clientes, como um reconhecimento pela preocupação com a preservação do meio ambiente, ao escolherem o serviço de destruição segura da companhia.

Fundada em Nova York, EUA, em 1951, a Iron Mountain hoje é líder mundial em serviços de armazenamento e gerenciamento de informações para empresas, presente em 50 países, com 1.450 instalações. Está listada na Bolsa de Valores de Nova York (NYSE) com o código IRM.

A companhia armazena e protege bilhões de ativos e dados valiosos de mais de 225 mil clientes, incluindo 95% das maiores empresas do ranking Fortune 1000. Hoje a Iron Mountain tem a experiência de 70 anos para guardar e proteger as informações de negócios e soluções como Guarda e Gestão Segura de Dados, BPO em Soluções Digitais, Destruição Segura de Dados e Equipamentos de TI, Gestão de Dados em Nuvem, Insight e Analytcs.

No Brasil, a empresa completa 20 anos de atuação em 2021, e está presente em sete estados e no Distrito Federal, com 38 unidades, 1.800 funcionários e mais de cinco mil clientes, nos mais diversos setores, como Serviços Financeiros, Energia, Entretenimento, Saúde, Serviços, Seguro, Varejo, Setor Público e PMEs.

Website: http://www.ironmountain.com.br